Chyby zamestnávateľov pri platení poistného

Ako majú zamestnávatelia postupovať voči Sociálnej poisťovni, ak chcú predísť pokutám a ďalším postihom

V snahe informovať zamestnávateľov, aby predchádzali vzniku pokút alebo penále, Sociálna poisťovňa upozorňuje na najčastejšie chyby, ktorých sa v súvislosti so sociálnym poistením dopúšťajú. Zamestnávatelia sa pri plnení povinností voči Sociálnej poisťovni (SP) dopúšťajú viacerých chýb – najmä pri vlastnej registrácii, registrácii zamestnancov, vykazovaní poistného a platení poistného. Nesplnením jednotlivých zákonných povinností, resp. oneskoreným splnením týchto povinností sa zamestnávateľ vystavuje riziku, že mu SP uloží pokutu až do výšky 16 596,96 €. SP je okrem toho zo zákona povinná zamestnávateľovi, ktorý nezaplatil poistné na sociálne poistenie včas alebo ho zaplatil v nižšej sume, predpísať penále vo výške 0,05 % z dlžnej sumy za každý deň omeškania odo dňa splatnosti poistného na sociálne poistenie do dňa, keď bola dlžná suma poukázaná SP.

Ktorých chýb sa zamestnávatelia dopúšťajú najčastejšie?

A) Chyby pri registrácii zamestnávateľov

1. Neprihlásenie, resp. oneskorené prihlásenie do registra zamestnávateľov
Zamestnávateľ je povinný prihlásiť sa do registra zamestnávateľov najneskôr v deň predchádzajúci dňu, v ktorom začne zamestnávať aspoň jedného zamestnanca. Postavenie zamestnanca na účely sociálneho poistenia môže nadobudnúť napríklad aj konateľ spoločnosti, poslanec obecného zastupiteľstva, člen dozornej rady alebo likvidátor.

B) Chyby pri registrácii zamestnancov a oznamovaní údajov

1.  Neprihlásenie, resp. oneskorené prihlásenie zamestnanca do registra poistencov a sporiteľov, alebo nesprávne prihlásenie zamestnanca do registra poistencov a sporiteľov, alebo neodhlásenie, resp. oneskorené odhlásenie zamestnanca z registra poistencov a sporiteľov

Zamestnávateľ je povinný prihlásiť nového zamestnanca do registra poistencov a sporiteľov pred vznikom sociálneho poistenia, najneskôr pred začatím výkonu činnosti zamestnanca.

Ak má zamestnanec u jedného zamestnávateľa uzatvorené dva právne vzťahy, napríklad pracovnú zmluvu a zároveň aj dohodu o vykonaní práce, zamestnávateľ prihlasuje tohto zamestnanca do registra poistencov a sporiteľov z každého právneho vzťahu osobitne.

Zároveň platí, že ak má zamestnanec u zamestnávateľa uzatvorenú napríklad jednu dohodu o vykonaní práce, ktorú ukončí, a následne mu na druhý deň vznikne u toho istého zamestnávateľa nová dohoda o vykonaní práce, t. j. nejde o predĺženie pôvodnej dohody, zamestnávateľ má povinnosť tohto zamestnanca na základe prvej dohody z registra poistencov a sporiteľov odhlásiť a následne ho na základe druhej dohody do tohto registra opätovne prihlásiť.

Neprihlásením zamestnanca do registra poistencov a sporiteľov, resp. oneskoreným prihlásením sa zamestnávateľ a zamestnanec vystavujú riziku „čiernej práce“. Neprihlásením zamestnanca do registra poistencov a sporiteľov vystavuje zamestnávateľ zamestnanca riziku, že mu pri schvaľovaní úverov bankovými inštitúciami nebude úver schválený, nakoľko táto osoba nefiguruje ako zamestnanec v registri poistencov a sporiteľov.

Za nesplnenie, resp. oneskorené plnenie týchto povinností hrozí zamestnávateľovi pokuta.

Zamestnávateľovi môže byť uložená pokuta aj za nesprávne prihlásenie zamestnanca do registra poistencov a sporiteľov, keď zamestnávateľ prihlási zamestnanca na nesprávny poistný vzťah a novým prihlásením zamestnanca na správny poistný vzťah dôjde k zmene jednotlivých druhov sociálneho poistenia.

2. Nesprávne vyplnený Registračný list fyzickej osoby (RLFO)

Zamestnávatelia často pri vypĺňaní tlačiva RLFO, ktorého prostredníctvom prihlasujú zamestnanca do registra poistencov a sporiteľov, nesprávne uvádzajú typ zamestnanca.

Jedným z kritérií na označenie správneho typu zamestnanca je rozlíšenie, či ide o zamestnanca s právom na pravidelný mesačný príjem alebo zamestnanca s právom na nepravidelný príjem. Zamestnanec s právom na pravidelný mesačný príjem je každý zamestnanec, ktorému z právneho vzťahu vyplýva právo na pravidelný mesačný príjem. Za zamestnanca s právom na pravidelný mesačný príjem sa považuje napríklad zamestnanec na základe pracovnej zmluvy. Zamestnanec s právom na nepravidelný príjem je každý zamestnanec, ktorému z právneho vzťahu vyplýva právo na príjem napríklad iba raz za dva mesiace, raz za polrok, raz za rok, t. j. nemá nárok na pravidelný mesačný príjem. Za zamestnanca s právom na nepravidelný príjem sa považuje napríklad poslanec obecného zastupiteľstva, ktorý má nárok na odmenu za výkon tejto funkcie raz za polrok. Za zamestnanca s právom na nepravidelný príjem sa považuje aj zamestnanec–dohodár, ktorému dohoda o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru trvá iba jeden alebo menej ako jeden kalendárny mesiac.

Ďalším predpokladom na správne označenia typu zamestnanca je rozlíšenie, o aký typ dohody o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru ide. Zamestnávateľ môže so zamestnancom uzatvoriť dohodu o vykonaní práce, dohodu o pracovnej činnosti alebo dohodu o brigádnickej práci študentov. Pri dohode o brigádnickej práci študentov je potrebné rozlišovať, či si študent uplatnil k dohode výnimku z platenia poistného na dôchodkové poistenie. Študent si v jednom kalendárnom mesiaci môže určiť iba jednu dohodu o brigádnickej práci študentov, na ktorú si uplatní výnimku z platenia poistného na dôchodkové poistenie. Ak si študent určí dohodu o brigádnickej práci študentov, na ktorú si uplatní výnimku z platenia poistného na dôchodkové poistenie, a jeho príjem z tejto dohody prekročí zákonom stanovenú hranicu, zamestnávateľ je povinný prihlásiť tohto študenta do registra poistencov a sporiteľov na dôchodkové poistenie. Ak tento študent za určitý mesiac dosiahol nižší príjem, než je zákonom stanovená hranica, a má naďalej na túto dohodu uplatnenú výnimku z platenia poistného na dôchodkové poistenie, zamestnávateľ je povinný tohto študenta odhlásiť z dôchodkového poistenia.

Obdobné postavenie ako zamestnanci na základe dohody o brigádnickej práci študentov, ktorí si uplatnili výnimku z platenia poistného na dôchodkové poistenie má aj kategória zamestnancov tzv. „dohodári dôchodcovia“, ktorí si uplatnili výnimku z platenia poistného na dôchodkové poistenie podľa § 227a zákona o sociálnom poistení. Ide o zamestnanca na základe dohody o vykonaní práce alebo dohody o pracovnej činnosti, ktorý má priznaný starobný dôchodok, predčasný starobný dôchodok, invalidný dôchodok, výsluhový dôchodok podľa osobitného predpisu a dovŕšil dôchodkový vek, invalidný výsluhový dôchodok podľa osobitného predpisu, ktorý si určil v jednom kalendárnom mesiaci jednu dohodu, pri ktorej si uplatňuje výnimku z platenia poisteného na dôchodkové poistenie.

Presné číselné kódy pripadajúce na jednotlivé typy zamestnanca sú uvedené na webovej stránke Sociálnej poisťovne v časti Formuláre (dokument Poučenie na vyplnenie Registračného listu FO, časť Zamestnanec – typ). Použitím správneho označenia typu zamestnanca predíde zamestnávateľ prípadným pokutám alebo vzniku nedoplatkov za neuhradené, resp. nesprávne uhradené poistné na sociálne poistenie.

3. Neoznámenie, resp. oneskorené oznámenie prerušenia poistenia

Zamestnávateľ má povinnosť oznámiť prerušenie sociálneho poistenia do ôsmich dní od tohto prerušenia. Zamestnancovi sa prerušuje sociálne poistenie z týchto dôvodov:

• čerpanie pracovného voľna bez náhrady mzdy alebo služobného voľna bez nároku na plat alebo služobný príjem,
• dlhodobé uvoľnenie z pracovného pomeru, zo štátnozamestnaneckého pomeru alebo služobného pomeru na výkon verejnej funkcie, výkon odbornej funkcie alebo výkon funkcie člena zamestnaneckej rady podľa osobitných predpisov, ak sa mu neposkytuje náhrada mzdy,
• neospravedlnená neprítomnosť v práci,
• od 11. dňa potreby osobného a celodenného ošetrovania chorého dieťaťa, chorého manžela/manželky, chorého rodiča alebo chorého rodiča manžela/manželky, ktorého zdravotný stav podľa potvrdenia príslušného lekára nevyhnutne vyžaduje ošetrovanie inou fyzickou osobou, alebo od 11. Dňa osobnej a celodennej starostlivosti o dieťa do veku desať rokov,
• výkon väzby alebo výkon trestu odňatia slobody,
• čerpanie rodičovskej dovolenky (v prípade muža, súčasne musí platiť, že nemá nárok na dávku materské),
• trvanie dočasnej pracovnej neschopnosti odo dňa nasledujúceho po uplynutí 52 týždňov,
• neospravedlnená neprítomnosť v práci z dôvodu účasti zamestnanca na štrajku.

Za nesplnenie, resp. oneskorené plnenie týchto povinností hrozí zamestnávateľovi pokuta.

4. Neoznámenie, resp. oneskorené oznámenie začiatku a skončenia čerpania materskej dovolenky alebo rodičovskej dovolenky
Zamestnávateľ má povinnosť SP oznámiť začiatok a skončenie čerpania materskej dovolenky alebo rodičovskej dovolenky zamestnancom do ôsmich dní od začiatku čerpania a do ôsmich dni od skončenia čerpania materskej dovolenky alebo rodičovskej dovolenky. Za nesplnenie, resp. oneskorené plnenie týchto povinností hrozí zamestnávateľovi pokuta. 

C) Chyby pri vykazovaní poistného

1. Nepredloženie, resp. oneskorené predloženie výkazu poistného a príspevkov na starobné dôchodkové sporenie

Zamestnávateľ má povinnosť predkladať SP tlačivo Mesačný výkaz poistného a príspevkov (MVP) alebo tlačivo Výkaz poistného a príspevkov (VPP) najneskôr v lehote splatnosti poistného.

V tlačive MVP zamestnávateľ uvádza:

• zamestnanca, ktorý má postavenie zamestnanca s pravidelným mesačným príjmom zo závislej činnosti vrátane zamestnanca–dohodára s pravidelným mesačným príjmom zo závislej činnosti,

• zamestnanca s právom na pravidelný mesačný príjem, ktorý má prerušené povinné sociálne poistenie,

• zamestnanca s právom na pravidelný mesačný príjem, ktorý má vylúčenú povinnosť platiť poistné na sociálne poistenie,

• zamestnanca s právom na pravidelný mesačný príjem v právnom vzťahu na základe dohody o brigádnickej práci študentov, na ktorú si uplatnil výnimku z platenia poistného na dôchodkové poistenie, ktorý je len zamestnancom na účely úrazového poistenia a garančného poistenia,

• zamestnanca tzv. „dohodára dôchodcu“ s právom na pravidelný mesačný príjem v právnom vzťahu na základe dohody o vykonaní práce alebo dohody o pracovnej činnosti, na ktorú si uplatnil výnimku z platenia poistného na dôchodkové poistenie, ktorý je len zamestnancom na účely úrazového poistenia a garančného poistenia. Pod pojmom „dohodár dôchodca“ rozumieme zamestnanca na základe dohody o vykonaní práce alebo dohody o pracovnej činnosti, ktorý má priznaný starobný dôchodok, predčasný starobný dôchodok, invalidný dôchodok, výsluhový dôchodok podľa osobitného predpisu a dovŕšil dôchodkový vek, invalidný výsluhový dôchodok podľa osobitného predpisu,

• zamestnanca s odvodovou úľavou, ktorý je zamestnancom len na účely úrazového a garančného poistenia.

V tlačive VPP zamestnávateľ uvádza:

• zamestnancov s právom na pravidelný mesačný príjem a zamestnancov s právom na nepravidelný príjem (za obdobie od 1. januára 2013 vrátane zamestnancov–fyzické osoby v právnom vzťahu na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru s právom na pravidelný mesačný príjem alebo nepravidelný príjem, ktorí sú povinne poistení), ak im bol v kalendárnom mesiaci zúčtovaný príjem zo závislej činnosti po zániku povinného sociálneho poistenia,

• zamestnancov s nepravidelným príjmom (okrem zamestnancov–fyzických osôb v právnom vzťahu na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru s právom na nepravidelný príjem), ktorým bol v kalendárnom mesiaci zúčtovaný príjem zo závislej činnosti počas trvania dôchodkového poistenia,

• zamestnancov–fyzické osoby v právnom vzťahu na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru s právom na nepravidelný príjem pri zániku právneho vzťahu dohody a aj po zániku právneho vzťahu dohody (po zániku dohody – len ak im bol v kalendárnom mesiaci zúčtovaný príjem),

• zamestnancov–fyzické osoby v právnom vzťahu na základe dohody o brigádnickej práci študentov a „dohodárov dôchodcov“, ktorí si na dohodu o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru uplatnili výnimku z platenia poistného na dôchodkové poistenie, s právom na nepravidelný príjem, ktorí sú zamestnancami len na účely úrazového poistenia a garančného poistenia, pri zániku dohody aj po zániku právneho vzťahu, ak im bol v kalendárnom mesiaci zúčtovaný príjem,

• zamestnancov s odvodovou úľavou, ak im bol po zániku pracovného pomeru, resp. štátnozamestnaneckého pomeru zúčtovaný príjem zo závislej činnosti a nevzniklo im povinné dôchodkové poistenie zamestnanca počas trvania tohto právneho vzťahu,

• zamestnancov s odvodovou úľavou, ktorým vzniklo povinné dôchodkové poistenie po skončení tohto právneho vzťahu,

• zamestnancov, ktorým bol v kalendárnom mesiaci zúčtovaný príjem plynúci z neplatne skončeného právneho vzťahu zamestnanca k zamestnávateľovi.

Predložením výkazu po lehote hrozí zamestnávateľovi pokuta. Okrem toho zamestnávateľ vystavuje svojho zamestnanca riziku, že mu SP nebude môcť vypočítať dávku vyplývajúcu zo sociálneho poistenia.

2. Nesprávne vyplnený MVP alebo VPP

Najčastejšie nedostatky pri vypĺňaní uvedených tlačív:

• neuvedené údaje, resp. nesprávne uvedené údaje o vymeriavacom základe a poistnom,

• nesprávne uvádzaný údaj v kolónke Počet kal. dní. V tejto kolónke zamestnávateľ uvádza počet kalendárnych dní, za ktoré platí poistné na sociálne poistenie. Ak má zamestnanec prerušené sociálne poistenie alebo vylúčenú povinnosť platiť poistné na sociálne poistenie počas celého kalendárneho mesiaca, zamestnávateľ v kolónke Počet kal. dní uvádza číslicu 0,

• nevyplnené všetky náležitosti tlačív MVP alebo VPP, najmä kontaktných údajov zamestnávateľa (e-mail, telefón),

• neuvádzanie zamestnanca s právom na pravidelný mesačný príjem, ktorý má prerušené povinné sociálne poistenie, alebo zamestnanca s právom nepravidelný mesačný príjem, ktorý má vylúčenú povinnosť platiť poistné na sociálne poistenie v tlačive MVP,

• pri žiadosti o vrátenie poistného zaplateného bez právneho dôvodu nepredkladanie opravného MVP.

Neuvedením zamestnanca v MVP alebo vo VPP alebo uvedením nesprávneho vymeriavacieho základu zamestnanca sa môže stať:

• zamestnávateľ svojho zamestnanca vystavuje riziku, že mu pri schvaľovaní úverov bankovými inštitúciami nebude úver schválený, nakoľko táto osoba nemá vymeriavací základ ako zamestnanec alebo ho má v nesprávnej nižšej sume,
• SP neodvedie vôbec alebo odvedie do starobného dôchodkového sporenia (II. pilier) nižšiu sumu, ako bol reálny vymeriavací základ zamestnanca, vykázaný vymeriavací základ je vymeriavacím základom pre dávku sociálneho poistenia a výška dávky od neho priamo závisí.

• vykázaný vymeriavací základ je vymeriavacím základom pre dávku sociálneho poistenia a výška dávky od neho priamo závisí.

Neuvedenie zamestnanca v MVP alebo vo VPP alebo uvedenie nesprávneho (nižšieho) vymeriavacieho základu zamestnanca má za následok predpísanie penále.

Zamestnávateľ je povinný uvádzať v MVP deň určený na výplatu príjmov, ktoré sú vymeriavacím základom zamestnanca. Ide o rozhodujúci údaj určujúci splatnosť poistného zamestnávateľa.

D) Chyby pri platení poistného

1. Oneskorené zaplatenie poistného na sociálne poistenie

Zamestnávateľ je povinný zaplatiť poistné na sociálne poistenie do dňa splatnosti. Zamestnávateľovi, ktorý nezaplatil poistné a príspevky na starobné poistenie včas alebo ich odviedol v nižšej sume, SP predpíše penále.

2. Nezaplatenie poistného na sociálne poistenie

Zamestnávateľovi, ktorý neplatí poistné na sociálne poistenie, SP toto poistné predpíše a taktiež mu predpíše aj penále. Ak zamestnávateľ aj napriek predpísanému poistnému, resp. penále toto poistné a penále nezaplatí, nasleduje vymáhanie pohľadávky prostredníctvom núteného výkonu rozhodnutia. Ak si zamestnávateľ neplní zákonné povinnosti tým, že neplatí poistné na sociálne poistenie, vystavuje sa riziku, že SP uplatní zákonnú povinnosť a podá orgánom činným v trestnom konaní oznámenie o zistených skutočnostiach nasvedčujúcich tomu, že bol spáchaný trestný čin.

3. Platenie poistného v nižšej alebo vo vyššej sume v dôsledku zle vypočítaného vymeriavacieho základu

Hlavnými príčinami platenia poistného v nesprávnej sume v dôsledku zle vypočítaného vymeriavacieho základu je najmä neprihliadanie na vylúčenú, resp. prerušenú povinnosť platiť poistné na sociálne poistenie a priznanie niektorej z dôchodkových dávok.

4. Neuvedenie variabilného symbolu a špecifického symbolu pri platení poistného, penále a pokuty zamestnávateľom

Zamestnávateľ je povinný pri platení poistného platbu poistného identifikovať a uviesť k nej variabilný symbol a špecifický symbol. Variabilný symbol je číslo zamestnávateľa, ktoré mu pridelila SP. Zamestnávateľ špecifickým symbolom označuje obdobie, ku ktorému patrí platba, v tvare MMRRRR alebo v tvare RRRRMM (napr. za marec 2019 je v tvare 032019 alebo v tvare 201903). Pri platení poistného na sociálne poistenie zamestnávateľom z vymeriavacieho základu vykázaného na tlačive VPP, špecifický symbol je číslo VPP v štruktúre XX99RRRR, kde XX je mesiac, v ktorom boli zúčtované príjmy, predtlač 99 a RRRR je rok, v ktorom boli príjmy zúčtované. Pri skončení dohody s právom na nepravidelný príjem je číslo VPP v tvare XX99RRRR, pričom XX je číselné označenie mesiaca, ktorý nasleduje po mesiaci, v ktorom sa skončila dohoda s právom na nepravidelný príjem, predtlač 99 a RRRR je príslušný kalendárny rok. Pri platení poistného na sociálne poistenie, penále a pokuty predpísaných rozhodnutím SP je špecifický symbol uvedený vo výrokovej časti rozhodnutia o predpísaní dlžnej sumy. Pri neuvedení variabilného symbolu a špecifického symbolu pri platení poistného, penále alebo pokuty hrozí zamestnávateľovi pokuta. Bez uvedenia variabilného symbolu a špecifického symbolu k platbe poistného spôsob zaevidovania a priradenia platby poistného k obdobiu určuje SP.

E) Chyby v evidenčných listoch dôchodkového poistenia

Zamestnávatelia okrem chýb v registračných listoch zamestnancov a mesačných výkazoch za poistencov robia chyby aj v evidenčných listoch dôchodkového poistenia. Evidenčné listy dôchodkového poistenia sú určené na evidovanie období dôchodkového poistenia a vymeriavacích základov (získaných od 1. januára 2004). Za zamestnanca ho vypĺňa a potvrdzuje zamestnávateľ. Za samostatne zárobkovo činnú osobu a dobrovoľne dôchodkovo poistenú osobu ho vypĺňa a potvrdzuje miestne príslušná pobočka SP. Ak zamestnávateľ zašle do SP evidenčné listy dôchodkového poistenia s chybnými údajmi, zamestnanci oddelení dôchodkového poistenia v pobočkách SP musia kontrolovať tieto údaje manuálne vo viacerých informačných systémoch a nanovo komunikovať so zamestnávateľom. Ide o časovo náročnú prácu, s ktorou je spojená ďalšia administratíva, ktorá zamestnáva pobočky SP. Chyby sa vyskytujú takmer pri všetkých typoch údajov – v mene alebo priezvisku zamestnanca, dátume narodenia, rodnom čísle, adrese, údajoch o vzniku a zániku poistenia a pod. Vyskytujú sa prípady, že zamestnávateľ vôbec neodovzdal evidenčný list dôchodkového poistenia SP. Tieto údaje sú pritom pre zamestnanca a posudzovanie jeho dôchodku v SP mimoriadne dôležité. SP preto apeluje na zamestnávateľov, aby venovali zvýšenú pozornosť všetkým údajom, ktoré zasielajú do SP. Na webovej stránke SP v časti Formuláre (č. 57) zamestnávatelia nájdu Evidenčný list dôchodkového poistenia spolu s návodom na jeho vyplnenie a Metodické usmernenie pre zamestnávateľov s konkrétnymi príkladmi a vzormi na správne zápisy údajov v evidenčných listoch dôchodkového poistenia.

>> Dohodári a postup voči SP